- Opublikowano: 12 grudnia 2023, 07:00
- Komentarze: 0
Absencja to negatywne zjawisko, które utrudnia funkcjonowanie firmy. Poznaj 7 wskazówek, które pomogą mu zapobiegać.
Czym jest absencja pracownicza?
Absencja pracownicza to nieobecność pracownika w miejscu pracy, w czasie kiedy powinien on wypełniać swoje obowiązki służbowe. Absencja może być wcześniej zaplanowana (np. urlop) lub niezaplanowana (np. wypadek losowy). Może też wynikać z powodów, które można usprawiedliwić (np. urlop okolicznościowy) lub takich, których usprawiedliwić nie można (np. pozostawanie w stanie upojenia alkoholowego).
Dlaczego pracownicy nie chodzą do pracy?
Powody absencji pracowników możemy podzielić na 3 grupy:
- urlopy – w tym urlopy planowane i nieplanowane, ale mieszczące się w puli dni wolnych, przysługujących pracownikowi;
- zwolnienia chorobowe – krótkotrwałe i długotrwałe, w tym również zaplanowane zwolnienia pracownika (np. pooperacyjne czy rehabilitacyjne);
- powody losowe – powody rodzinne (np. ślub, pogrzeb, narodziny dziecka, konieczność przejęcia opieki nad dzieckiem), sytuacje awaryjne (np. sprawy administracyjne, wypadki losowe, wizyta w punkcie krwiodawstwa) i inne.
Pracownik, który jest zatrudniony w ramach umowy o pracę, musi przestrzegać przepisów Kodeksu pracy. Jeżeli nie stawił się na stanowisku, a nie dysponuje już pulą dni wolnych lub nie posiada stosownej dokumentacji potwierdzającej powód nieobecności, to pracodawca odnotuje w jego aktach nieobecność nieusprawiedliwioną. Z czego może wynikać taka nieusprawiedliwiona nieobecność? Może być ona np. skutkiem obniżonego poziomu zaangażowania i satysfakcji z pracy. Pracownik jest przeciążony, odczuwa wypalenie zawodowe, przewlekły stres lub nie ma motywacji do pełnienia obowiązków z powodu warunków czy atmosfery, jakie panują w miejscu pracy. Może też borykać się z niezdiagnozowaną depresją, stanami lękowymi albo nadużywać substancji zakazanych lub alkoholu i mierzyć się z ich skutkami. Jeżeli więc absencja w zespole rośnie, pracodawca musi jak najszybciej ustalić jej powody, aby opracować skuteczną strategię walki z nieobecnościami pracowników.
7 wskazówek, jak zapobiegać absencji w pracy
Oto 7 wskazówek, które pomogą skutecznie zmniejszyć absencję w miejscu pracy:
1. Zrozum, co jest powodem absencji
Aby skutecznie zarządzać absencją, trzeba najpierw dobrze zrozumieć przyczyny, dla których pracownicy nie pojawiają się w pracy. Do tego przyda się pogłębiona analiza danych o absencji oraz bieżąca kontrola nastrojów w zespole, np. poprzez ankiety eNPS czy ankiety pulsacyjne.
2. Monitoruj trendy absencji
Przy regularnej analizie danych dotyczących absencji łatwiej jest wykryć trendy, które towarzyszą temu zjawisku. To nie tylko pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy, ale też ułatwia dobór strategii naprawczej. Przykładowo, jeśli wielu pracowników firmy zgłasza nieobecność i dokumentuje to zwolnieniami lekarskimi, może się okazać, że w miejscu pracy panują nieodpowiednie warunki fizyczne, np. jest za gorąco / za zimno, przez co zespół jest narażony na częste infekcje.
3. Wprowadź w firmie politykę absencji
Polityka absencji w firmie pomaga pracownikom zrozumieć zasady dotyczące zwolnień lekarskich, urlopów oraz konsekwencji związanych z nieusprawiedliwionymi nieobecnościami.
4. Korzystaj z praw do kontroli
Jeśli pracownik nagminnie korzysta ze zwolnień lekarskich, generuje spore koszty dla pracodawcy. Pracodawca ma więc prawo zweryfikować zasadność zwolnienia lekarskiego lub zgłosić potrzebę dodatkowej kontroli ze strony ZUS. Egzekwowanie zasad dotyczących składania zwolnień lekarskich pomoże ograniczyć przypadki nadużywania tego uprawnienia.
5. Szukaj elastycznych rozwiązań
Absencja pracowników może być spowodowana przeciążeniem obowiązkami i niewłaściwym zarządzaniem czasem. Wtedy warto poszukać elastycznych rozwiązań problemu. W miarę możliwości firma powinna wdrożyć elastyczne godziny pracy lub pracę w modelu zdalnym / hybrydowym.
6. Promuj zdrowy styl życia i well-being
Zdrowy tryb życia przekłada się na lepsze samopoczucie pracowników i obniża absencję z powodów zdrowotnych. Firma może wspierać swoich pracowników, organizując programy wellness i mindfulness, oferując zdrowe przekąski czy dostęp do zajęć sportowych (np. organizując grupowe zajęcia z jogi, pilatesu itp.).
7. Zainwestuj w pracowników
Wypalenie zawodowe powodujące absencję często wynika z braku motywacji pracownika, a ten najczęściej bierze się z ograniczonych możliwości rozwoju zawodowego. Aby rozwiązać ten problem, warto wdrożyć nowe ścieżki awansu, nowe opcje zawodowe oraz szkolenia podnoszące kwalifikacje i umiejętności pracownika. Taka strategia może na pierwszy rzut oka wydawać się kosztowna, ale z pewnością przyniesie firmie długoterminowe zyski.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie absencją w pracy wymaga kompleksowego podejścia i zastosowania różnorodnych strategii. Najważniejsze to zrozumieć, z czego wynika absencja. Kolejny krok to skonstruowanie odpowiednich polityk i procedur, które ułatwią pracownikom zrozumienie swoich praw i obowiązków. Wreszcie – wdrożenie działań zapobiegawczych i stworzenie środowiska pracy, które będzie przyjazne, zdrowe i wspierające, aby zmarginalizować wpływ absencji na produktywność firmy.
